home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Archive Magazine CD 1995 / Archive Magazine CD 1995.iso / discs / pipeline / 3_10 / Gaynor / LETTER < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-03-25  |  3.8 KB  |  110 lines
  1. %OP%IWC
  2. %OP%BON
  3. %OP%IRY
  4. %OP%PL68
  5. %OP%TM1
  6. %OP%HM0
  7. %OP%FM0
  8. %OP%BM1
  9. %OP%LM6
  10. %OP%RN100
  11. %OP%RB0.001
  12. %CO:A,65,65%%R% 7 Bedford Road
  13. %R% Letchworth
  14. %R% Herts.
  15. %R%25/03/90
  16.       
  17. %L%Gerald Fitton
  18. %L%c/o ABACUS Training, 
  19. %L%29 Oak Grove, 
  20. %L%Upper Stratton, 
  21. %L%Swindon 
  22. %L%Wilts.
  23.  
  24. Dear Gerald,
  25.  
  26.     I am writing to you about a technique for using the linkimg 
  27. file that I use for my home accounts. If you are not already 
  28. aware of it you may find it interesting. The files I refer to 
  29. are on the enclosed disc. Below is some pre-amble to the way I 
  30. have set up my accounts. They may not be very sophisticated, but 
  31. they work for me. If you want to skip the pre-amble go straight 
  32. to the section headed LINKING FILE. By the way the values & 
  33. headings in the sample disc are totally ficticious!
  34.  
  35. %H2%HOME ACCOUNTS%H2%
  36.  
  37. When I had a Beeb I used Interbase to hold monthly transactions 
  38. and then posted summaries to Intersheet for my account summary. 
  39. I had one file on Intersheet for the year, but 12 files on 
  40. Interbase, a set of transactions for each month (actually it was 
  41. 13 as I get paid 4 weekly, 13 times a year). The approach I used 
  42. with Pipedream therefore started from an attempt to keep to this 
  43. approach. 
  44.  
  45. There is therefore one summary file (called BALANCES on the 
  46. disc). Then there is one file of transactions for each month. 
  47. These are created as required (just April & May on the sample 
  48. disc). I considered using external references, but that would 
  49. have meant having 13 worksheets on the screen at once. I doubted 
  50. I could handle that, never mind the memory usage. So instead I 
  51. used the linking file approach. This has the advantage that it 
  52. is updated permanently by changes to the transaction files. 
  53. Loading the summary file & recalculating draws the latest values 
  54. off the link file. I only need the transaction file I am working 
  55. on loaded. 
  56.  
  57. %H2%LINKING FILES
  58.  
  59. The problem with linking files was that the normal slot 
  60. reference could not be used. Column A had to be referenced as 1, 
  61. column B as 2 etc. At first sight this seemed to mean that 
  62. relative values could not be used. This would mean that entries 
  63. could not be replicated, and every entry would have be input 
  64. slot by slot - a lot of work on the balance file for say 238 
  65. slots (17 rows by 14 columns). It would also be very inflexible 
  66. as changes (say increasing the number of rows) would be a major
  67. task.  
  68.  
  69. However as you will see I found a way round this and the whole 
  70. system seems to work quite neatly. Basically the idea is to set 
  71. up a row containing the x values for the linking file (row 32 on 
  72. the BALANCES file), and a column containing the y values (col Q 
  73. on the BALANCES file). 
  74. %P0%
  75.  
  76. %L%These can then be referenced and evaluated in the main body of 
  77. the file - for example slot C5. Slot C5 can then be replicated 
  78. to fill the block C5 O21, where each slot will reference the 
  79. appropriate link file address. I'm not sure I have explained 
  80. this very well but I think it is easier to follow from the 
  81. actual file on the disc. I hope the explanation is not too 
  82. brief, but I have tried to keep it a short as possible. I'm sure 
  83. you are swamped with letters. 
  84.  
  85. The transaction files follow the same principle. With the 
  86. transaction file I have collected the totals for an account type 
  87. into a block at the start of the file. This is not strictly 
  88. necessary, but I think it's tidier.
  89.  
  90. %H2%OTHER POINTS
  91.  
  92. Finally I have set protection so that I can only update slots 
  93. that are meant to be amended manually.   
  94.  
  95. Also recalculation should be set to manual for the transaction 
  96. files. Otherwise the linking file is updated as each 
  97. transaction is entered which is extremely irritating.
  98.  
  99. I hope you find this technique interesting if you are not 
  100. already aware of it. I enclose some stamps for the return of the 
  101. disc.
  102.  
  103.                Yours Sincerely
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.                Stephen Gaynor
  110. %CO:B,51,44%%CO:C,44,44%%CO:D,12,0%%CO:E,12,12%%CO:F,12,0%